Ce modèle convient aux créateurs qui fabriquent en petites séries et conservent une fiche par lot. Il reprend les champs habituels et les paragraphes qui structurent la traçabilité, sans remplacer les exigences propres à chaque type de produit, à vérifier selon les textes en vigueur. Il prolonge la fiche de fabrication par lot et la traçabilité par numéro de lot.
La présente fiche décrit la fabrication d'un lot unique du produit désigné ci-dessus. Elle rattache ce lot à une version précise de la recette, aux matières premières réellement utilisées et aux conditions dans lesquelles il a été produit. Elle sert de référence en cas de question d'un client, d'un revendeur ou d'une autorité de contrôle, et permet de retrouver rapidement les autres lots concernés si une matière première pose problème. Elle est remplie au moment de la fabrication, pas reconstituée après coup.
Chaque ingrédient est inscrit avec sa dénomination, son fournisseur et le numéro de lot figurant sur l'emballage ou le bon de livraison. Les quantités pesées sont notées en face de chaque ligne, telles qu'elles ont été relevées sur la balance, même si elles s'écartent légèrement de la recette. Les fiches de sécurité et les listes d'allergènes des parfums, huiles essentielles et colorants sont conservées avec cette fiche ou référencées de manière à pouvoir les retrouver.
Les étapes sont consignées dans l'ordre où elles ont été réalisées, avec les températures relevées aux moments clés : fonte de la cire, ajout du parfum, coulée, mélange des phases pour une émulsion, ajout de la soude pour un savon. Le matériel utilisé est mentionné quand il influe sur le résultat (moule, mèche, thermomètre, mixeur). Tout écart par rapport à la recette, volontaire ou non, est noté dans les observations plutôt que corrigé de mémoire.
Avant de considérer le lot comme conforme, l'opérateur consigne les contrôles réalisés : aspect, odeur, texture, mesure du pH pour un savon ou un produit aqueux, test de brûlage pour une bougie, tenue dans le temps après la cure. Un lot qui présente une anomalie est mis de côté et la décision prise à son sujet (retouche, déclassement, destruction) est inscrite sur la fiche avec sa date.
La fiche indique la durée d'utilisation après ouverture ou la date de durabilité retenue pour le lot, en cohérence avec ce qui sera imprimé sur l'étiquette. Le numéro de lot inscrit ici est celui qui figure sur chaque contenant du lot, de façon qu'un produit en main permette de revenir à cette fiche. Les modalités exactes de conservation de la documentation sont à vérifier selon les textes en vigueur pour chaque type de produit.
La fiche est datée et signée par la personne qui a réalisé la fabrication, puis classée avec les autres fiches du même produit, par ordre de numéro de lot. Elle reste consultable pendant toute la durée de commercialisation du lot et au-delà, pour une durée à fixer avec prudence. Une copie numérique ou une saisie dans un outil de suivi peut compléter l'original papier sans le remplacer.
CLPKit aide les savonniers, ciriers et créateurs de cosmétiques à produire des étiquettes conformes et à tenir leurs fiches de fabrication.
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